Time management

Time management

Het lukt niet meer, de emails blijven binnen stromen en je loopt van de ene naar de andere vergadering. Je to-do lijstje is oneindig lang en het heeft geen zin meer om daaraan te beginnen. Verder plan je iedere dag tijd om door je email heen te gaan en de mails te beantwoorden, alleen lukt dat niet op je werk en dus zit je ´s avonds na het eten tot een uur of 23 nog aan alle emails. Je bent blij als je voor het slapen gaan er doorheen bent. De volgende ochtend, als je om 8 uur weer achter je buro zit staan er alweer meer dan 50 mails te wachten.

Herken je dit? Is het bij jou ook zo dat je al veel time management trainingen en adviezen hebt gehad, maar niets helpt meer? Slimmer werken lukt niet meer, een to-do list heb je geprobeerd en werkt nu ook niet meer en je tijd plannen om je mail weg te werken is een goed streven alleen komt ook daar niets meer van terecht.

Wat is er aan de hand? Het lijkt een vicieuze cirkel en je komt er niet meer uit! Toch is er een oplossing en die zal ik je aanreiken. Ik zal je een aantal time-management tips aan de hand doen die ik heb geleerd van Stephen R. Covey.

 

Hoe doorbreek je de cirkel?

Volgens Covey kun je al je activiteiten groeperen naar urgentie & belangrijkheid. Dit kun je doen in onderstaande matrix.

 

De Covey matrix

 

Alleen als een activiteit belangrijk & niet urgent is dan plan je deze activiteit in je weekrooster en voer je deze activiteit ook daadwerkelijk uit. Alle activiteiten die onbelangrijk & niet urgent plan je niet en voer je ook niet uit. Er blijft dan voldoende tijd over om de onbelangrijke & urgente activiteiten tussendoor te doen. Voor alle activiteiten die urgent & belangrijke zijn maak je tijd, deze is niet in te plannen omdat het gaat om crisis activiteiten, dringende problemen of een project met een keiharde deadline.

 

 

 

In de praktijk

  • Maak een lijst alle privé activiteiten
  • Maak een lijst met alle zakelijke activiteiten
  • Groepeer de activiteiten naar:
  • Urgent & belangrijk
  • Niet urgent & belangrijk
  • Urgent & niet belangrijk
  • Niet urgent & niet belangrijk
  • Bekijk eens hoeveel tijd je overhoudt als je de niet urgente & niet belangrijke activiteiten niet meer uitvoert
  • Bekijk eens hoeveel urgent & belangrijke activiteiten je in een week hebt
  • Plan nu alle voor jouw Niet urgent & belangrijke activiteiten, zowel zakelijk als privé, in je weekkalender en voer deze taken uit
  • Houd dit 2 weken vol en bewonder het resultaat

Ik hanteer deze methodiek zelf ook en het mooie resultaat is dat ik belangrijke privé activiteiten intussen ook in plan. Denk hierbij aan tijd met vrienden doorbrengen, sporten en leuke activiteiten met de kinderen ondernemen. Voor mijn werk geldt dat ik steeds minder urgente & belangrijke activiteiten heb juist omdat ik de niet urgente & belangrijke activiteiten plan en uitvoer. Er ontstaan steeds minder crisis situaties omdat ik zaken van te voren al heb bedacht of uitgevoerd. Uiteindelijk blijft er dus veel meer tijd over en die tijd is lekker voor mezelf.

 

Scroll naar boven