De ondernemers waarmee ik werk hebben hun bedrijf vanuit een enorme passie voor het vak opgezet. Dit kan zijn omdat de ondernemer een goed (technisch) idee had en dat is gaan uitwerken óf omdat hij een markt zag en daar vol verve ingesprongen is. De ondernemers hebben gemeen dat zij bevlogen zijn, zelf nog veel op de werkvloer te vinden en onderdeel zijn van het dagelijkse proces. Dit heeft als voordeel dat zij weten wat er op de werkvloer speelt. Bij problemen zijn zij er direct bij om bij de problematiek op te lossen. De klussen worden geklaard zoals zij voor ogen hebben. Ik zie echter ook dat deze ondernemers geen tijd hebben voor de administratie en ook werken zij weinig 𝒂𝒂𝒏 de zaak. Daarom doen deze drukke ondernemers deze zaken in de avonduren of in het weekend. Het is toch jammer om daar kostbare facturabele uren aan te besteden? En aan het bedrijf werken? Het loopt toch goed zoals het loopt?

Het bedrijf groeit, er worden meer mensen aangenomen om de werkzaamheden af te ronden. De ondernemer blijft op de werkvloer werken en moet steeds meer brandjes blussen. Hij raakt het overzicht kwijt en is altijd aan het werk. Hij heeft geen tijd voor het gezin, laat staan voor vakantie. Als dit zo doorgaat vallen deze ondernemers na een aantal jaren om.

Hoe doe jij dat, drukke ondernemer?

Deze ondernemers kun je best vergelijken met mijzelf. Als alleenstaande moeder heb ik naast mijn bedrijf ook een huishouden te runnen en mijn kinderen een goed thuis te geven. Gelukkig zijn mijn kinderen al bijna 21 en 17 jaar en hebben de Middelbare school al afgerond. Beiden gaan ze komend jaar (verder) met hun HBO-opleiding. Je kunt begrijpen dat ik enorm trots ben op deze twee, maar zeker ook op mijzelf omdat we het met z’n drietjes zover hebben geschopt en het samen voor elkaar hebben gekregen. Juist omdat ik veel ballen in de lucht te houden heb, heb ik strakke processen en systemen nodig om alles draaiende te houden. Ik heb niet iemand die even makkelijk bijspringt als het niet helemaal goed loopt. Bij mij gebeurt het dan ook best eens dat het huis echt niet helemaal spic-en-span is en/of dat de kinderen roepen “Mam, heb je nog een schone handdoek voor me?” en ik moet eerlijk bekennen dat het antwoord daarop wel eens “Nee” is.

Organiseren is key

Natuurlijk neem ik niet alles uit handen van de kinderen, de oudste doet vaak haar eigen was en ze ruimt haar kamer op als zij eraan toe is ;-). De jongste heeft daarin nog veel te leren en daar gaan we aan werken de komende tijd. Maar goed de boodschappen moeten iedere week worden gedaan en het huis moet ook iedere week eigenlijk wel schoon. Daarnaast moet er nog gewoon gewerkt worden om alles te bekostigen en wil ik zelf ook nog wel graag wat vrije tijd om naar de sauna te gaan met vriendinnen, tijd door te brengen op mijn heerlijke stek op de camping en af en toe eens een terrasje pakken. Ik hoor vaak mensen in mijn omgeving zeggen dat ze bewondering voor me hebben dat ik dit allemaal voor elkaar krijg. Met name een eigen bedrijf runnen, vrijwel fulltime voor de kinderen zorgen, zelf ook nog een lange tijd in de lappenmand gezeten en intussen ook nog tijd hebben voor leuke dingen.

Ik houd dat alleen maar vol omdat ik vrij strakke processen heb en goede systemen gebruik. Nu klinkt dat erg zakelijk, maar als ik er met mijn zakelijk oog naar kijk, dan zijn het de processen en systemen die maken dat ik mijn drukke werkagenda goed kan combineren met alles wat er privé ook te doen is. Natuurlijk geef ik sommige werkzaamheden ook uit handen! Ik zal je een kijkje geven in mijn keuken de processen en systemen die ik gebruik in mijn dagelijkse leven, zowel zakelijk als privé.

Algemene afspraken met mezelf

Eerst even een aantal heel algemene regels die ik voor mezelf heb opgesteld:

op tijd naar bed – uiterlijk 22:30 uur want om 6:30 gaat de wekker alweer (soms eerder);
geen alcohol – ik drink vrijwel geen alcohol meer, ik heb het gewoonweg niet in huis! Dit maakt dat ik elke dag fris op sta;
elke dag start ik met een wandeling van 3-5 km, samen met onze hond Koda.

En na deze wandeling start het strakke schema van:

ontbijten, de vaatwasser doen, douchen en aankleden en de wasmachine & droger aanzetten en de was opruimen die uit de droger komt;
daarna begin ik mijn werkdag om 8:00 uur, ik heb dan alle nodige (huishoudelijke) taken al achter de rug.

De hulp

Om mijn werk zo goed mogelijk te stroomlijnen gebruik ik een aantal handige systemen:

ProfitFirst
Trello
Automation – E-clicks
Calendly
Imac/MacBook/Ipad/Iphone met Office365

Voor al mijn werkzaamheden maak ik slim gebruik van mijn Mac-familie. Ik kan altijd en overal bij al mijn gegevens en die van mijn klanten. Ik vind dat een enorm voordeel, ik werk plaats- en tijd onafhankelijk.

Of ik nu op mijn heerlijke stek op de camping zit of thuis, ik kan altijd aan het werk als dat moet. Ik gebruik mijn hotspot met onbeperkt internet als Wifi-point en heb altijd mijn eigen netwerk bij me waarmee ik dus niet afhankelijk ben van anderen.

Ik heb al mijn processen in kaart gebracht:

Marketing
Sales
Uitvoeren van de opdrachten
Financiën

Door het in kaart brengen van de processen heb ik gekeken welke taken ik kan uitbesteden:

Boekhouding
een VA voor social media en het maken van afspraken
schoonmaak van mijn huis
het afhalen en opmaken van de bedden
boodschappen laat ik wekelijks door Albert Heijn thuisbrengen

Ontspanning zoek ik op:

Zo spreek ik met mijn zus 2x per jaar een dag af in de sauna – dan laten we ons voor onze verjaardag enorm verwennen
ik ga zeker om het weekend naar mijn buitenstek op de Veluwe – ik kan in de bossen heerlijk ontspannen, wandelen en fietsen
verder spreek ik ’s avonds af om te zwemmen, naar de schoonheidsspecialiste te gaan en de kapper te bezoeken.

En gaat dit allemaal makkelijk? Nee hoor, het gaat ook zeker wel eens mis en dan is het schema te strak of wil ik te veel. En dat laat ik dan maar gaan …

Ik ben ervan overtuigd dat een systeem helpt om je dagen goed in te delen, daarnaast zijn ook voor mij de 3xR van Reinheid, Rust en Regelmaat de basis voor balans in mijn werkzame bestaan.

Wat betekent dit nu voor jou als ondernemer?

Oefening:

Pak een stapeltje post-its, een A4-papier en een pen
schrijf op het A4-papier alle activiteiten die jij doet binnen je eigen bedrijf
schrijf deze activiteiten nu over op de post-its – 1 activiteit per post-it
bepaal van deze post-its welke activiteiten jij NIET persé hoeft uit te voeren à leg die links neer
als je nu kijkt naar de post-its van activiteiten die jij wel uitvoert à welke activiteiten MOET jij persé uitvoeren (niemand anders kan dat) – je kiest er maximaal 6 uit. De overige post-its leg je rechts van je neer
je hebt nu 6 activiteiten voor je liggen – als je 2 activiteiten moet kiezen die je niet meer wilt doen, welke zijn dit dan? –> leg deze boven je op tafel
je houdt nu 4 activiteiten over à bepaal hoeveel tijd jij daar op dit moment aan besteed;
Hoeveel zou je aan deze activiteiten willen/moeten besteden?
De 2 activiteiten die boven je op tafel hebt gelegd, MOET jij die echt doen? –> Ik denk van niet, besteed ook deze activiteiten uit en dat is spannend!

Het vervolg:

Bekijk hoe je alle activiteiten die je links hebt neergelegd kunt uitbesteden:
- Huur een VA in om je website bij te houden, voor social media, je agendaplanning, administratie, klanten nabellen en/of andere werkzaamheden;
- draag het financiële stuk over aan een boekhouder/accountant;
- … ik kan nog wel even doorgaan.
- De 2 activiteiten die boven je op tafel hebt gelegd, MOET jij die echt doen? –> Ik denk van niet, besteed ook deze activiteiten uit en dat is spannend!
- En als je nu naar de 4 activiteiten kijkt die je zelf gaat doen, welke 2 kun je dan nog uitbesteden? –> doe dat en kijk eens waar je echte aandacht naar uit gaat!

Met deze oefening werk je aan je bedrijf. Je evalueert je bestaande werkwijze en brengt daar verandering in aan.

Wil je eens sparren over jouw werkzaamheden om erachter te komen hoe jij meer aan je bedrijf kunt werken? Maak dan een vrijblijvende afspraak in mijn agenda.